システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

「Salesforceを導入しているけど、契約周りが煩雑になっている」

「契約管理を効率化したい」

と考えてはいませんか？

フライクでは、BoxとCLOUDSIGNを活用して契約管理を行っています。

具体的な活用方法について解説するので、最後まで読み進めてください。

営業プロセスでの契約管理の重要性

契約管理は、企業間の取引の契約内容を管理する重要行為です。

多くの企業では書類やエクセルなどのソフトを用いて契約管理を行っていますが、入力ミスや契約更新漏れなどの課題を抱えている企業も多いです。

契約管理をきちんと行うことで、リスクマネジメント・業務効率化効果が期待できます。

ここからはフライクの契約管理について解説します。

Salesforceカスタム作成機能「契約管理」

昨今、いわゆるサブスクリプションビジネスや、LTV（LifeTimeValue）といった

「1回きりのお付き合い」ではなく、継続したお付き合いをするビジネスモデルに変わってきているように思います。

現に私達（フライク）は、システムを通して長いお付き合いをしてくださっている企業さまが増えてきています。

そういった契約の管理を、セールスフォースのカスタム作成機能の「契約管理」で実施しています。

その詳細と、弊社のノウハウについて実画面を含めてお伝えしていきます。

Salesforceカスタム機能「発注・契約管理」×Box×CLOUDSIGN連携

フライクでは、お客さまと契約する際は電子契約サービス「CLOUDSIGN」を「クラウドサイン for Box」と連携して使用しています。

月額費用が30,000円かかりますので、年間36万円の投資となります。

引用元：クラウドサイン for Box

これらのアプリケーションの利用方法を、セールスフォースでの発注書作成を含めてお話します。

【手順①　セールスフォースから発注書を出力し、Boxに自動保存する】

下記画面の【発注書印刷】ボタンを押下し、該当発注書に間違いがないかを確認する。

問題なければ、【発注書Box格納】をクリック。

商談画面を見ると、自動保存されていることが確認できます。

【Salesforce画面】

【手順②　Boxから右クリックしてCLOUDSIGNを呼び出し】

通常のCLOUDSIGNと同様の画面で、電子契約を締結します。

手順③　通常のCLOUDSIGNと同様の手順で契約締結を実施】

Boxから自動貼付された契約書が間違えていないかを確認し「次へ」をクリックします。

宛先を選んで「OK」をクリック。

送付順の設定を確認して「次へ」をクリック。

入力項目の設定を行い、「次へ」をクリック。

最終確認し、確認ができたら「次へ」をクリック。

【手順④　締結完了後、ファイルが自動格納されていることを確認】

締結前の発注書が格納されているBoxに、電子契約後のファイルが自動的に格納されているかを確認します。

ここまでで電子契約は締結完了しているのですが、弊社ではもう一工夫し、

その行程も含めて フライクの「商談×見積×契約管理」の流れとなります。

どのような工夫をしているかについては、次章で詳しくお話いたします。

商談×見積×契約管理

まず、フライクでは「商談・見積書・契約管理」を

ひとつの商談の中で複数サービスの提案を実施し、1枚の見積書で契約を実施する。

その結果、お客さまの観点で見ると3つのサービスの契約を結ぶことになる。

と捉えております。

そして、見積データを再度契約期間ごとに束ねるのが面倒なため、

フライクでは以下のような画面をオリジナルで作成し、セールスフォースをより便利に使っています。

このように、ひとつの商談に対して複数明細・複数契約期間のものを、

セールスフォース上できちんと契約期間ごとに応じた契約レコードを作成することによって、更新商談（Renewal商談）を束ねやすくできます。

これは非常に管理しやすいうえに一目で見やすく、大きなメリットです。

例えば、サブスクリプションビジネスのように1ライセンスごとの追加契約ができるサービスの場合、新規で受注した契約・追加で受注した契約を束ねて更新用の商談を作成することもできます。

画像の詳細をまとめますと、契約期間単位が異なる契約管理をしつつ、

CLOUDSIGN締結後にBoxに自動保存された契約書のURLをセールスフォースに転記します。

そうすることにより、契約に至った原始証憑まで確認することができるのです。

＜商談画面から契約情報を参照＞

＜契約オブジェクトをクリックしたあとの画面＞

発注書URLをクリックするとBoxが開きます。

まとめ：契約管理はSalesforceで

本記事では、フライクの契約管理方法を具体的に解説しました。

上場を考えていらっしゃる企業さまや、見積〜受注〜契約まで業務をしたいという企業さまは、ぜひフライクのようなシステム環境を整えてみてはいかがでしょうか。

具体的な改善案やシステム構成がまとまっていなくても、業務改善を行いたいとお考えでしたら、フライクにお問い合わせください。

また、SalesforceやBox、freeeといった他のITツールについても知りたい！という方は
「システムスタータープログラム」の特設ページも併せてご覧ください。
必ず皆さまのお役に立てるコンテンツが見つかります。

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株式会社フライク　代表取締役　大瀧　龍