こんにちは、株式会社フライクです。

バックオフィスというと、「紙」「はんこ」など、 出社しないと業務ができないイメージがあるかと思いますが、
フライクでは、 バックオフィスでありながらもテレワーク・リモートワークが実現できています！
その理由は、ペーパーレスやはんこレスをITシステムの利活用で解決できたためです。

しかしながら、 現在テレワーク・リモートワークが進む一方で、 特に企業の経営者やマネージャーの方々は次のような課題に直面したことはないでしょうか。

弊社においても、この課題が浮き彫りとなりました。
そのため、 ITシステムによって解決する方法を模索するため、改善活動チームを立ち上げました。
立ち上げの際の大きなテーマは、 「社員の業務状況を『定量的』に把握することができること」 としています。

改善活動の中で、様々なITシステムを検討した結果、 最終的に「TeamSpirit」というサービスと出会い、 今ではテーマとして掲げた『定量的』な業務状況の把握を実現することが出来ました。 当ブログでは、その課題解決の過程を以下の流れでご紹介致します。

このブログを閲覧しているみなさまにとって有意義な情報となりますように。

弊社がぶつかった「2つ」の課題

まずはじめに、 テレワーク・リモートワークによって、弊社がぶつかった課題を2つに分けてお話します。

課題①：フロントメンバーの稼働状況が「定量的」に把握できない

弊社では、社内の連絡手段・コミュニケーションツールとして 「Slack」をメインに使用しています。 その流れから、都度の業務報告においても「Slack」を使用しておりました。
しかし、テキストでの報告一本となると、直接会話した場合と比較して、 細かなニュアンスが伝わりづらく、また報告者によって報告内容の粒度が異なる状態となり、 全体的に「定性的」な報告に陥りやすいという状態が続きました。
さらに、この「定性的」な業務報告では、システム開発業務における 「見積工数」と「実績工数」を「定量的」に評価することが出来ない という、大きな課題にぶつかったのです。
システム開発業務においては、 「見積工数」に対して、実際に費やした「実績工数」の差分に妥当性があるかどうか。
日々チェックを行い、必要に応じてリソースの調整や、または結果に応じて、次の「見積工数」算出に活かしていくことが、本来あるべき姿であると考えています。

課題②：バックオフィスメンバーの負荷状況が分からない

中小企業では「あるある」かと思いますが、経理・総務・人事といった 幅広い「バックオフィス」業務を1～2人で実施する機会が多いと思います。
私自身も同じような状況です。
5分も掛からない小さな業務や、間違えてはならない神経を集中させるべき業務など、 さまざまな日常業務に追われる毎日ですが、 日々どの業務にどれだけの工数を使っているのか分からず、 業務負荷が掛かりすぎているのか、あるいはまだ余裕があるのかが、 特に顔の見えないテレワーク・リモートワークが進んでいる今だからこそ、
なおさら判断できない状態となっていました。

課題解決のために勤怠管理「TeamSpirit」を選んだ理由

前述しました、弊社の2つの課題を解決するため、様々なツールを検証した結果、 「TeamSpirit」および「TeamSpiritLeaders」 と呼ばれる2つのITツールを採用することになりました。

2つのツールを選んだ理由は2つ。

理由1：「プロジェクト管理」と「工数管理」

「TeamSpirit」を導入することにより、 プロジェクト毎に費やした「実績工数」の登録を実現しました。
ここで「TeamSpirit」の更に便利な機能として、 「勤怠登録」と「実績工数」を同じ画面から登録することが可能という点です。
登録者は、勤務時間で算出された実労働時間を、 プロジェクト毎に消費した工数に分けて登録することができます。 弊社ではこれまで勤怠管理は「人事労務freee」を用いておりましたが、 これを取りやめて「TeamSpirit」に統一することと致しました。
実際の「TeamSpirit」登録画面はこちらです。

出社欄に出勤時間を、退社欄に退出時間を入力。  

工数⊕をクリックし、

「工数入力の権利があるプロジェクト（以下、アサインされたプロジェクト）」 ごとに実際に従事した仕事内容に要した時間、つまり「工数」を入力します。

1日の実労働時間と、 アサインされたプロジェクト毎に入力した工数の合計値がイコールではない場合は、 「！」マークにてお知らせをしてくれます。
これにより、入力ミスを防止し、より精緻な工数把握が可能となります。  
「アサインされたプロジェクト」とお伝えしましたが、 勤怠で工数を入力する前に予めプロジェクトの情報を登録しておく必要があります。

その際に使うのが「TeamSpiritLeaders」です。

大分類であるプロジェクトにプロジェクト名、期間、発注元、 Salesforceの商談などの情報を入力し、

さらに配下にある小分類のプロジェクト計画（作業項目）には、 担当者（リソース）の予定工数を割り当てます。
このときにアサインされた担当者は工数実績を付けることが出来ます。

ここまでの内容を整理しますと、

• TeamSpiritLeaders：予定工数を管理者が割り当てするためのもの
• TeamSpirit：担当者が実績工数をつけるもの

  という風に捉えて頂けると分かりやすいかと思います。

理由2：「工数把握」と「全社共有」

先ほどの章では、「TeamSpirit」や「TeamSpiritLeaders」を用いて、 「プロジェクト管理」「工数管理」を実現しましたが、 これに留まらず、弊社では「予定」に対して、 「実績」がどうであったかを評価・分析することとしました。
そこでSalesforceの「ダッシュボード」機能の出番となります。
「ダッシュボード」により、全社員の工数や負荷状況を把握し、 更には全社員で共有することを可能と致しました。 ダッシュボードの構成要素は以下となります。

実際に作成し、弊社で運用しているダッシュボードはこちらになります。

ご紹介したダッシュボードは社員別に絞りこむことが出来るように設定しています。
これにより、全社員トータルの全体像だけではなく、社員別にチェックすることも可能です。

「TeamSpirit」を導入した「今」感じること

今回ご紹介した「TeamSpirit」や「TeamSpiritLeaders」を導入することにより、 全社員の稼働状況や負荷状況を「定量的」にSalesforceのダッシュボードを用いて 把握出来るようになりました。

また毎朝9時に前日の工数時間を追加した勤怠情報を自動配信することにより、 報告者による粒度の違いや報告漏れも解消しております。

個人的にも、どの作業にどの程度の時間を費やしており、「自分にしか出来ない業務」なのか。
「他社やITツールを頼る」ことが出来るものかどうかを判断する「軸」が 明確となったことから、効率化すべき作業が「見える」状態になってきていると実感しております。

今後も作業内容を細分化し、分析・把握することによって、 今まで「作業」に費やしてきた時間を「考えること」「頭を使うこと」にシフトチェンジ出来るよう、 私をはじめ弊社の社員一同チャレンジを続けたいと思います。

最後に

いかがでしょうか？
弊社のようにTeamSpiritを導入しダッシュボードを活かしたことにより、 テレワークのなかでも社員の負荷状況を汲み取り、安心してプロジェクトを任せることが出来る。
その上で社員自身が働き方について自身で考え、 行動することが企業の成長を鈍化させないための第一歩なのではないでしょうか。
もし、このブログで紹介したITツールを導入している・導入したけど使いこなせていない という方は自社の利用方法を見直してみてはいかがでしょうか？
「自分たちの力だけではスピード感が出ない！」「第三者の専門家に背中を押してもらい、スピードをあげていきたい！」 という企業さまは、

ぜひ下記よりお問合せをいただけらと存じます。

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