エスアンドシーは、2009年3月にスタートした会社で、現在福岡本社で6人、リモートで6人在籍しています。

業務としては、バックオフィスのサポートを行っています。バックオフィスのサポートも最近は「DX」とされていますが、弊社ではクラウド会計を中心にサポートしています。例えば、会計ソフトの単純な導入や、給与ソフトの導入などでしょうか。業務の効率化、バックオフィスの効率化を支援したいという思いで、サポートさせていただいています。

最近はどこの企業もなかなか人が雇えない状況や人材が定着しづらいといったこともあり、アウトソーシング業務を受注する機会も増えてきました。そのためアウトソーシングも一つの選択肢として提供出来たらと思っているので、今はバックオフィス全体のサポートを私たちの使命としてやっています。

私たちが思っているのは「その企業の利益に貢献する」ことです。また「いかにして利益に貢献するか」が行動指針になっています。そのアプローチのひとつとして、グループ会社の会計事務所は税務も当然そうですし、資金繰りなど、財務的なアプローチも行っています。

一回かぎりの利益ではなく、それが基礎となって100年続く企業作りをサポートすることが、私たちの理念です。

Salesforceを導入する前は、正直管理が煩雑で、属人化していました。見積書も契約書もExcelやスプレッドシートで管理をするだけになってしまっていたので、どの部分が大変で、どの部分が属人化してしまっているのかをちゃんと整理したかった。

具体的なSalesforce導入のきっかけは、お客様が常に増えていく状況の中で、今後を見据えると「毎月100件、1000件増えた時に同じ対応ができるの？」となりまして。いつも私自身が言っていることではあったのですが、そこをひとつの基軸として、仕組みを作っていこうと思いました。

そうなったときに、もちろんExcelやスプレッドシートだけでは限界がありました。いつか誰かがミスをしてしまうのではないかと思い、Salesforce導入を進めました。

私がバックオフィス業務をやり始めた当初、契約書はWordで作る。見積書はExcelで作り、契約が完了したら紙で保存。スプレッドシートで月額の請求額を管理する。その内容をfreee会計に一つずつ転記して請求書を作り、それをメールで送るという作業をしていました。

誰がいつ編集したのかという履歴が全然残らなくて「これは間違える」と思ったのが私の課題を感じたところのきっかけでした。

まずは「決めたからには絶対にやり通す」という思いでした。それはシステムだけでなく、何に対してもそうではないでしょうか。私はそれが経営だと思っているので。

でも、それをやるのは現場の人たちなので、皆が納得しないと絶対物事は成功しないと思いますし、いいものができない。

そして上の者は「下の者（部下）に本気を出させる」のが仕事だと思っているので、今回の場合、なぜSalesforceを導入するのかという考えや思いを、いかに時間をかけてでも伝えていくかが大切だと。それができたら半分は成功したなといつも思っています。

あとは、現場がどれだけ楽しんでそれをやれるかが大事ではないでしょうか。

商談周りで言うと、商談管理、見積管理、契約管理、請求管理、レポート&ダッシュボード、Salesforceの機能は全部で5つ使っています。

1回目の開発の時には、まず見積書をSalesforceで作れるように、フライクさんに設定していただきました。そして、請求した内容の金額と取引先の情報をfreee会計に連携できるようにし、請求書のステータスを「請求済み」にすると自動的にfreee会計に取引として飛ぶようになりました。

そのおかげで、今まで見積書をExcelで作って請求書を手作業で作って...という二重三重の手間が、Salesforceに1か所にまとまったことで「間違いは基本的に起きないだろう」という状態になりました。

2回目の開発のときには、私からフライクさんに要望を3つほど出させていただきました。

一つ目は、ステータスを増やしてもらうこと。11個の商談ステータスを作ってもらい、各商談がどのフェーズにあるのかがすごく分かりやすくなりました。

二つ目は、Salesforceの「商談」というひとつの場所に集めたいということ。各フェーズで「この情報を入れないと進められない」という項目を作っていただき、そこに商談のフェーズが変わるごとにどんどん入れていきたいと要望を出しました。

三つ目が、商談のステータスや商談のNextActionを更新した際に、その履歴が欲しいとなりました。普段の議事録は別のツールで取っているので、それを簡素化してSalesforceに載せられないかと。活動履歴にNextActionとステータスを変更したという情報を自動的に入れられるようにしていただきました。

Salesforceを入れたことによって、見積・請求・契約の時間は50％以上削減され、ミスも無くなりスムーズな業務になりました。

業務が見える化でき、誰でも管理ができるようになったことによって、例えば全然知らない業務でも何をしているのか見えるようになりましたし、一元管理することによって業務は半分以下に減ったと思います。

一番は、ストレスが減った。やっぱり見える安心感と間違いがない安心感があるので、そこは大きく違うかなという認識ですね。

Salesforceを入れることによって、まず請求書を作るという業務が一切なくなりました。なので、私としてはチェックするだけで良くなったので、かかる労力的には80%、90%減になったと実感しています。

請求のチェック業務は、今まで私たちが手作業で作成していたので、まず情報が本当に正しいのか不安でしたし、その分ストレスにもなっていました。それがSalesforceに変わったことで、何重にも確認作業をしていたものがSalesforceと私の二重チェックというやり方ができるようになったので、工数の削減と心理的ストレスがなくなりました。

一番好きなのは、必ず毎日見るダッシュボードですね。管理する立場としては、ダッシュボードで推移を見て、各部署がどのように動いているかを把握する必要があるなと。当然現場の人たちは時間に追われている場合が多いので、サポートをするためにも毎日欠かさずダッシュボードを見ています。

私が一番好きな機能は、2回目の開発で追加していただいた「請求一括画面」です。

毎月の請求額が会社や月など条件ごとに横並びになっていて、例えば担当者ごとに絞り込んだり、請求金額が変わると色が変わったりします。そのため「どこに請求書を出さないといけないんだっけ」「どんな変更があったんだっけ」などの情報が一目で分かるようになったので、本当に大好きな機能ですね。

また、今まではfreee会計に売り上げのデータを連動させていく際に「請求済み」のステータスに一つずつ変えないといけなかったのですが、請求一括画面で確認しながら一括でステータスを変えられるようにしていただいたので、その機能も助かっています。

今はSalesforceで全部一元管理しているので、数もこなせるような状況になっています。その過程を全てダッシュボードでも管理できるので、リード画面から契約を継続していきたいです。

請求書に関しては、freeeと連携もしており、そのまま会計にも流れていくようにだいぶ効率化したため、今後私たちが考えているのは、そこにもっともっとプラスアルファでトライしていきたいと思っています。

アウトソーシングをするにあたっては、見える化、私たちが何をしているのかというところ。逆に進捗、Salesforceでの進捗をお客様にも見て欲しいと思っています。

遠く離れた全国のお客様でも「すぐそこ」にいるような感覚を持っていただけるような展開にチャレンジしていきたいです。それにはSalesforceをはじめシステムなどの仕組みが必ず必要なので、フライクさんと一緒にできたらもっと楽しくなるのかなと思っています。

フライクさんと今回Salesforceの開発に携わらせていただいて、我々が本当にやりたいことを引き出してくれるし、それを見えるようにしてくださって、要件定義もすごく丁寧だなと感じました。

フライクさんは、ヒアリングを本当に丁寧に何回もミーティングを重ねていってくださったので、本当にありがたかったです。あと、レスポンスと修正の速さにすごく助けられました。

私たちの指針である「利益に貢献する」ためには、業務効率化が不可欠だと考えます。そして、業務効率化にはITやデジタル化が必要です。

ITシステムの導入を迷っている方も多いですが、やはり「将来こうありたい」「自分のためにもなる」「世の中のためにもなる」っていうマインドを常に持つことが大事だと思います。そして「楽しむこと」。信念があればどんなことでも楽しめるのかなと私は思っていますので、今後もお客様に対してもそういったご提案ができたら良いと思っています。